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Zeitmanagement Tipps: 5 Strategien für mehr Zufriedenheit, Effizienz und Produktivität 

 Oktober 8, 2023

Eines meiner größten Ahas hatte ich eines Tages im Urlaub, als ich völlig gechillt im Café sitzen hätte können, alle Zeit der Welt hatte - und mich trotzdem GEHETZT fühlte. 

Damals realisierte ich: Es ist niemals die Anzahl der Dinge, die zu erledigen sind, die mich stressen. Da ist niemals wirklich ein Mangel an Zeit - bloß das GEFÜHL von Zeitmangel. Und dieses Gefühl hat seine Wurzel ausschließlich in meinen Gedanken. 

In Gedanken wie: 

"Immer ist die Zeit zu kurz." 

Oder "Alles ist zu viel." 

Oder "Das schaff ich sowieso nicht." 

Oder "Das geht sich niemals aus!"


Weil uns diese Gedanken so sehr stressen, verfallen wir in einen "Busy going nowhere"-Modus, und tun MEHR statt weniger . Wir werden aktionistisch und laufen wie aufgeregte, aber blinde Hühner durch die Gegend, statt uns Zeit zu nehmen, um unser Nervensystem zu regulieren, aus dem Überlebens-Modus auszusteigen und unseren genialen Präfrontalen Cortex ans Steuerrad zu lassen. 

Dieser Teil unseres Gehirns weiß nämlich, wie's geht: Er kann PRIORISIEREN. Er kann PLANEN. Er kann wichtig von unwichtig unterscheiden. (Spoiler: Was noch entscheidender ist als "wichtig", erfährst du weiter unten!) 

Übrigens: Im Grunde ist "Zeitmanagement" eine völlig veraltete Idee. 

In Wirklichkeit geht es überhaupt nicht darum, noch mehr Dinge, To-Dos und Aktivitäten in unsere 24 Stunden pro Tag zu stopfen, unseren Kalender bis auf die letzte Minute zu optimieren oder dem Produktivitäts-Fetisch unseres turbokapitalistischen Wirtschaftssystems zu huldigen. 

In Wirklichkeit geht es um Lebensqualität. Darum, die Zeit zu EHREN, die uns geschenkt wurde.

Es geht nicht um Zeitmanagement, sondern um ENERGIE-Management. Um MIND-Management.

Es geht darum, dass es unser SEELENPLAN ist, der sich in unserem Tages-, Wochen- und Lebensplan widerspiegelt - und nicht die Erwartungen der anderen oder "der Gesellschaft". 

5 praktische Tipps dafür habe ich in diesem Goldstück für dich gesammelt. Enjoy! 

"Even if you win the rat race, you’re still a rat."
Lily Tomlin


# 1 Tu heute, was dir morgen Zeit spart

Zugegeben: Es gehört eine Menge Mut und Klarheit dazu, dem Diktat der Dringlichkeit zu widerstehen und sich Zeit für jene Dinge zu nehmen, die uns langfristig mehr Zeit schenken. 

Dafür gibt es viele Beispiele:

20 Minuten Journaling am Morgen (mit den richtigen Tools) können dir mehrere Stunden Zeit sparen, weil du deutlich klarer und fokussierter durch den Tag gehst. Und weil du dich nicht ständig ablenken oder triggern lässt. So nebenbei kann dir regelmäßiges Schreiben auch Arztbesuche oder Krankenhausaufenthalte ersparen - das zeigen wissenschaftliche Studien. 

Ähnliches gilt für die morgendliche Yoga- oder Meditationspraxis. Oder Qi Gong, Tai Chi, whatever. Hauptsache Morgenpraxis.

Oder: Du lässt dich eine Stunde lang coachen, und sparst dir dadurch etliche Stunden an Grübelei oder ewig lange Diskussionen mit deinem Partner, deinen Kindern oder Arbeitskolleg*innen. 

Oder: Du setzt dich hin und kreierst einen neuen Workflow, ein System, ein neues Framework für deine Arbeit. Kostet dich eine Stunde, bringt dir womöglich WOCHEN an Zeitersparnis! 

Okay, du hast die Idee 😉

Wieso ist es dann so schwierig, diese Zeit zu investieren, statt in den Tun-Tun-Tun-Modus zu kippen? 

Weil unser Gehirn im Überlebens-Modus operiert, wenn wir es nicht weise managen. Weil es kurzfristig Energie sparen will. Weil es Belohnungs-Hormone für schnelle Befriedigung ausschüttet, und wir erst lernen dürfen, die Ausschüttung dieser köstlichen Neurotransmitter anders hervorzurufen als durch ein paar gesendete Emails oder den runtergetragenen Müll. 

Ha! Dazu fällt mir gleich noch ein Beispiel ein 😉 Ich trage meinen Müll nämlich nicht mehr selbst runter, sondern habe diesen Task delegiert. Das hat mich einiges an Überwindung gekostet, denn die kritischen inneren Stimmen wurden gleich mal gaaaaanz laut: "Waaaas? Jetzt bist du dir sogar schon zu gut dafür, deinen eigenen Müll zu entsorgen?"

 Aber auch diese Stimmen weiß ich mittlerweile zu managen.... 

(Im Übrigen ist es eines meiner liebsten Reise-Rituale, in jedem Airbnb, das ich verlasse, meinen Müll mitzunehmen und selbst zu entsorgen. Ich mag das. Hoch lebe die Widersprüchlichkeit! )


# 2 Energie-Management statt Zeit-Management

Es ist 21 Uhr und ich will noch ein paar Emails beantworten. Dafür brauche ich eeeewig - wenn ich's überhaupt schaffe. Ich scrolle auf Amazon oder auf Instagram rum, hüpfe hierhin und dorthin, mein Körper sackt über dem Schreibtisch zusammen, und mein Geist WILL EINFACH NICHT MEHR. 

Dieselbe Aufgabe am nächsten Morgen kostet mich keine fünf Minuten. Zack-zack-zack ist er leergeräumt, der Posteingang.

Die meiste Energie habe ich vor dem Frühstück. Bei anderen Menschen ist das womöglich anders - deshalb ist es so wichtig, dass wir lernen, unseren eigenen Biorhythmus zu verstehen und unseren Tagesablauf an ihn anzupassen. 

Das ausgeklügeltste Zeitmanagement-Tools nützt uns rein gar nichts, wenn wir uns anspruchsvolle Aufgaben zu Tageszeiten vornehmen, in denen unser Energie-Level niedrig und unser Geist abgelenkt ist.

Oder wenn wir nicht gelernt haben, die Qualität der einzelnen Wochentage zu verstehen und in unsere Planung einzubeziehen. 

Und dann gibt's auch noch den weiblichen Zyklus. Und den Mond. Und die Jahreszeiten mit ihren Elementen und Qualitäten. All das hat Einfluss auf unseren Energie-Level und unsere Leistungsfähigkeit.

"Klingt wunderbar, liebe Laya", denkst du jetzt vielleicht, "aber du hast leicht reden! Du hast keine kleinen Kinder und keinen fixen Job, bei dem du um 7 Uhr morgens zum Dienst antreten musst!"

Stimmt. Für mich ist es heute viel einfacher als früher, meinen Zeitplan an meinen Energie-Flow anzupassen. Aber es gab auch ganz andere Phasen in meinem Leben ...

Energie-Management bedeutet auch, unseren Energie-Level regulieren zu können, also bei Bedarf zu heben oder zu senken. Mit Movement Meditations, Mudras, Atemübungen, Tanzen, Power Poses etc. geht das überraschend einfach.

Und es braucht auch wirklich nicht kompliziert zu sein. Eine Tool-Box mit ein paar simplen Übungen genügt völlig!  


# 3 Wichtiger als wichtig

Kennst du das Eisenhower-Prinzip? Es besagt, dass wir "wichtig" von "dringend" unterscheiden müssen, und uns auf das fokussieren sollten, was wichtig UND dringend ist. 

Kürzlich habe ich von einer Verfeinerung dieses Prinzips gehört (*): Die Frage ist weniger, was wichtig ist, als vielmehr:

Was ist SIGNIFIKANT für mein Leben? Was hat langfristig die größte Wirkung in die richtige Richtung? Welche Handlung im JETZT wird in fünf Jahren den größten (positiven) Unterschied machen?

Richtig gute Fragen, finde ich. 

Wie lauten DEINE Antworten? 

(*) Ich lausche sooo vielen podcasts, dass ich oft nicht mehr weiß, welches Konzept ich wo und von wem gehört habe. In diesem Fall tippe ich auf Greg McKeown, den Autor der wunderbaren Bücher "Essentialism" und "Effortless". 


# 4 Die guten alten To-Dos


Die klassische To-Do-Liste hat ein paar üble Eigenschaften: 

  • Sie wird immer länger. Für jeden Tasks, den wir von ihr streichen, kommen drei neue hinzu.... 
  • Sie ist viel zu geduldig! Und zu leidensfähig! Wir ergänzen einen Punkt nach dem anderen, und sie windet sich stumm, statt laut zu schreien:  "Zu viel, zu viel, viel zu viel!"
  • Sie tendiert dazu, furchtbar unspezifisch zu sein. "Projekt XY" steht da. Aber was bedeutet das genau? Einen "shitty first draft" für ein Konzept zu schreiben?  Oder drei potenzielle Netzwerk-Partner*innen für das Projekt zu kontaktieren? 

Kein Wunder, dass wir oft frustriert mit unserer To-Do-Liste sind. Aber keine Sorge - hier kommen drei Hacks, die den Frust vertreiben!

  • Schreib zu jedem To-Do den geschätzten Zeitaufwand und multipliziere ihn mit Faktor 1,5 (Du weißt ja: Alles dauert immer länger - der wahrste Satz des Universums!!!). Dann addierst du die Stunden. Wenn du so ähnlich tickst wie ich, müsste jeder Tag eine ganze Woche lang sein, damit sich das alles auch nur irgendwie ausgeht. Tut weh, dieser Reality-Check, aber es ist GUTER Schmerz. Nun, da wir wirklich hingeschaut haben, MÜSSEN wir priorisieren, delegieren, oder einfach absichtsvoll ignorieren ... 
  • Definiere EINE Aufgabe, die die signifikanteste des Tages ist, und erledige sie als erstes ("Eat the frog" Prinzip). Definiere DREI weitere, kleinere Aufgaben, die ebenfalls wichtig sind. Erledige sie als nächstes. Alles andere ist Draufgabe ... 
  • Trage die Tasks von deiner To-Do-Liste in deinen Kalender ein - und wirf die Liste weg. Arbeite dann stur wie ein Esel den Kalender ab, ohne die Termine in Frage zu stellen - so als wären sie Termine beim Zahnarzt, mit einer Kollegin oder deiner Vorgesetzten! (Zugegeben, das gelingt mir nur in den seltensten Fällen wirklich. Aber ich versuch's zumindest immer wieder, und das schenkt mir mehr Bewusstsein und Selbstdisziplin...)

Ach, und nicht vergessen: Kein To-Do ohne JUHU!

Die JUHU-Liste ist mindestens ebenso wichtig wie die To-Do-Liste. Und am besten auch ebenso lang ... 

 

# 5 Der letzten Minute vertrauen


"Gäbe es die letzte Minute nicht, so würde niemals etwas fertig", meinte Mark Twain. 

In einer idealen Welt - und wäre ich ENDLICH so perfekt, wie ich es gerne hätte 🙂 - würde ich NIEMALS bis zur letzten Minute warten. Meine Goldstücke, meine Emails, meine Präsentationen, meine Seminar-Designs, meine Reiseplanungen - all das wäre WOCHENLANG im Voraus unter Dach und Fach. 

Tja. 

Wie wäre es, würden wir damit aufhören, Übermenschen sein zu wollen - und auch damit, aus der letzten Minute ein Problem zu machen? 

Vielleicht können wir Frieden mit ihr schließen. 

Und ihr und uns vertrauen.

Es gibt sie ja, die letzte Minute. 

Und irgendwie haben wir's immer noch geschafft. Wieso nicht auch diesmal? 

Was sind deine besten Zeit- und Energiemanagement-Strategien? Poste in die Kommentare! 

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